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如何进行虚拟会议

送交者: Lk1970[♂☆★破虏大将军★☆♂] 于 2021-09-19 21:05 已读 10224 次  

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Nick Morgan

2011 年 3 月 1 日


虚拟会议是大多数信息工作者生活中的次优现实。它们节省了旅行时间和成本,但它们使参加会议的人无法获得大量有助于我们相互理解的非语言信号。没有肢体语言,信息流从宽带下降到拨号,信噪比上升,误传的可能性相应增加。


而且不仅仅是缺少视觉线索。大多数电话线和数字语音线的质量都很差,因此也损失了大量的音调,由此造成的细微差别使虚拟会议更不令人满意和更困难。


那么该怎么做呢?您可以采取以下五个步骤来帮助将一些丰富性带回虚拟会议。


1. 认识到虚拟会议是次优的,并相应地进行计划。尽可能通过虚拟会议做不太重要的事情。为面对面的会议保留情感内容,因为情感和态度主要通过肢体语言传达。因此,如果您要开始一些重要的事情,或者庆祝一场重大胜利,让大家聚在一起。在虚拟会议中,进行例行的信息共享工作。试图通过数字电话线解决分歧或振奋人心是纯粹的愚蠢行为。我们在电话中的情感投入比面对面会议要少,而且缺乏视觉和音调信息使得传达关键信息变得更加困难。


2. 以 10 分钟为单位计划虚拟会议。最近的证据表明,在这个计算机缠身、信息过载的时代,注意力持续时间可能大约为 10 分钟。我们的注意力范围肯定不再是在电话上,因此请在短时间段内计划您的会议,并在中间休息一下。休息时间将使人们重新参与。


3. 定期暂停以进行分组输入。虚拟会议的第一个牺牲品之一是团体参与。压倒性的趋势是将手机静音并在半听的同时处理其他家务。您可以通过绕过电话询问输入来保持团队参与。在面对面的会议中,您可以通过监控人们的肢体语言来了解他们的表现。在虚拟会议中,您需要定期停下来测量每个人的体温。我的意思是每个人。询问每个地区或个人的意见。


4. 标记你的情绪,并要求其他人也这样做。由于缺乏视觉提示,我们很难解读其他人的态度,因此请明确您的态度,并在通话中培训其他人也这样做。说,“我对下一条消息感到兴奋,因为它意味着……”或者,“吉姆,听到第三季度的数字没有改善,我真的很惊讶。其实很惊讶,也很担心。你对他们的感觉如何?”


5. 不要忽视闲聊——而是使用视频。面对面的会议通过所有非语言的团结信号和团体分享情感的能力使团体保持紧密和凝聚力。通过虚拟会议要做到这一点要困难得多。因此,通过闲聊来获得乐趣和分享——但要使其成为视频闲聊。让小组互相发送 30 秒或 1 分钟的视频片段,内容包括他们的最新动态或他们所处的天气状况。技术使这些剪辑变得容易,并且它们有助于提醒人们彼此的视觉存在,即使没有实际共同存在。


虚拟会议永远不会取代人类通过面对面交流交流情感和无意识的非语言信息的需要,但它们可以用于除最重要的目的之外的所有目的。


Nick Morgan 博士是通信咨询公司 Public Words Inc. 的总裁,也是《发表您的演讲、改变世界和信任我:通往真实性和魅力的四个步骤》的作者。他经常就通信问题撰写文章并发表演讲。
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